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La agenda digital

Publicado por ebenimeli en Mis favoritos, Organización, Software con 7 comentarios

Un ritual se repite año tras año coincidiendo con el inicio del nuevo curso: la compra de una nueva agenda. Los hay que tienen claro el modelo y otros necesitan cambiar cada otoño, porque a la agenda del curso anterior “le faltaba algo”: más espacio para escribir, una página por día, secciones de  planning semanal y mensual, etc. En fin, parece que no hay agenda en ninguna papelería que se ajuste a las necesidades particulares de cada uno.

La agenda nos ha acompañado probablemente desde el colegio y es lógico que sea difícil desprenderse de ella para sustituirla por una digital. En este punto será difícil convencer a alguien del cambio, porque hay un componente muy personal en este objeto; la agenda es un “libro” que nos acompaña a todas partes, y que si olvidamos o extraviamos un día, somos nosotros los que estamos perdidos.

Sin embargo, estas agendas “tradicionales” presentan algunos inconvenientes, especialmente en un entorno de trabajo cada día más digital. Hay programas conocidos, que podemos instalar en el ordenador, como MS Outlook (Windows), Evolution (Linux) o iCal (Mac OS X), que han demostrado su eficacia en tareas de organización de agenda, pero que requieren en general de algún tipo de sincronización cuando queremos disponer también de nuestra agenda en otro equipo. Es por ello que voy a comentar las ventajas de gestionar una agenda en la web, como la que ofrece Google Calendar.

¿Por qué digitalizar la agenda? Ahí van algunas claves:

1. Añadir un nuevo evento es realmente fácil; basta con hacer clic sobre el propio calendario que estamos visualizando, en el día y hora concretos. Posteriormente podemos modificar multitud de propiedades: lugar, descripción, personas invitadas, privacidad del evento (si compartimos nuestra agenda con otros usuarios), repetición del evento, agenda a la que pertenece, etc.

2. Ofrece varias vistas (día, semana, mes, varios días y agenda) con opción de imprimir cada una de ellas. En una agenda de papel habría que duplicar esta información para obtener distintas vistas del calendario.

3. Podemos llevar varias agendas en una. Con Google Calendar es posible definir varias agendas (personal, trabajo, etc.) y activar y desactivar cada una de ellas, por ejemplo, para comprobar posibles coincidencias entre eventos.

4. Compartir nuestra agenda con otro usuario que también utilice Google Calendar es posible. También hay calendarios públicos (con fechas de festivos, eventos de empresas, cursos, etc.) que podemos adjuntar a nuestra agenda.

5. Google Calendar dispone de un servicio de notificaciones para cada uno de los eventos que se definen, pudiendo recibir una alerta por correo electrónico, con una ventana emergente, vía SMS, etc.

6. Adjuntar información al evento. Si disponemos de información en soporte digital sobre el evento (que nos han enviado por email, por ejemplo), bastará con copiarla en la descripción del evento.

7. Acceso directo a nuestra agenda desde dispositivos móviles, y en muchos casos, sin mecanismos de sincronización, bien con la versión móvil de Google Calendar (http://m.google.com/calendar), o bien con programas como los que incorporan los móviles con Android.

8.  Disponemos de una copia de nuestra agenda en Internet. Si tenemos problemas con nuestro PC o móvil, siempre podremos acceder desde otro equipo.

9. Integración con el gestor de tareas RTM. Si utilizas Remember The Milk para gestionar tus tareas, Google Calendar permite integrar este servicio fácilmente para ver las tareas que vencen un determinado día.

10.  Es posible ampliar la funcionalidad del calendario con los servicios disponibles en Google Calendar Labs.

11. Posibilidad de sincronizar el calendario con otros dispositivos. El proceso para sincronizar Google Calendar con otros programas en otros dispositivos es sencillo. Recientemente sincronicé con iCal en un iPad y funciona realmente bien.

12. Integración de un sistema de búsqueda. Si buscas información de una reunión que tuvo lugar hace tiempo y no recuerdas el mes y día concreto, el calendario ofrece un modo de búsqueda al estilo Google.

Al igual que la gestión digital de tareas, notas o archivos, organizar a diario tu agenda en Internet sólo puede mejorar la forma en que lo hacías hasta ahora. Al menos, el intento merece la pena.

Enlaces: Google Calendar

Foto: Moleskine Weekly Planner de ryan chamberlain

7 Comments

  1. daguayo julio 30, 2010 6:54 pm Reply

    La agenda digital http://bit.ly/cPjYpc /de @enriquebenimeli

    Este comentario se publicó en Twitter

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